Bỏ qua tới nội dung

Chứng nhận Apostille Nhật Bản từ 11/9/2026 thay dấu lãnh sự

Mẹo sống ở Nhật
Ảnh bìa JPViva: Chứng nhận Apostille Nhật Bản từ 11/9/2026

Hướng dẫn xin Apostille tại Bộ Ngoại giao Nhật, thủ tục giấy tờ Việt Nam đem sang Nhật và quy định chuyển tiếp cho hồ sơ cũ.

Bạn nào từng làm visa, đăng ký kết hôn, làm khai sinh cho con hay đổi bằng lái xe chắc nhớ cảnh chờ đợi mệt mỏi trước đây. Mình phải xin giấy tờ ở Nhật, đem lên Bộ Ngoại giao Nhật xác nhận con dấu, rồi lại gửi qua Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam để xin tem hợp pháp hóa. Vừa mất công chạy đi chạy lại, vừa tốn tiền bạc. 😊

Từ ngày 11/9/2026 vừa qua, quy trình này đỡ cực hơn rất nhiều rồi nha. Giấy tờ công của Nhật giờ không cần gửi qua Đại sứ quán hay Tổng Lãnh sự quán Việt Nam để xin dấu nữa, chỉ cần một chứng nhận duy nhất từ phía Nhật là xong.

Chuyện gì thay đổi: Việt Nam gia nhập Công ước Apostille

Việt Nam đã chính thức gia nhập Công ước về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài, ký tại La Hay ngày 5/10/1961, hay gọi tắt là Công ước Apostille. Công ước này có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 11/9/2026.

Từ mốc này, giấy tờ công dùng qua lại giữa Việt Nam và các nước thành viên như Nhật Bản chỉ cần dán con tem Apostille là xong, khỏi cần qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự lằng nhằng như trước.

Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo và Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka cũng ngừng nhận hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự cho các giấy tờ công của Nhật thuộc phạm vi Công ước từ ngày 11/9/2026. Vì vậy, bạn nào gửi giấy tờ về Việt Nam làm việc nhà đất, hộ tịch hay xin việc thì đừng gửi lên Đại sứ quán theo thói quen cũ nữa nha.

Apostille là gì và khác gì so với trước đây

Trước ngày 11/9/2026, muốn giấy tờ do chính quyền Nhật cấp xài được ở Việt Nam, bạn phải qua đủ hai bước:

  1. Bạn xin xác nhận con dấu công (公印確認, kōin kakunin) tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản (外務省, Gaimushō). Đây là bước Bộ Ngoại giao Nhật xác nhận con dấu trên giấy tờ là thật.
  2. Có 公印確認 rồi, bạn phải mang tiếp qua Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật để cơ quan ngoại giao mình chứng nhận lại con dấu của Bộ Ngoại giao Nhật, gọi là hợp pháp hóa lãnh sự (領事認証, ryōji ninshō).

Khi áp dụng Apostille (アポスティーユ, apositīyu), bước thứ hai được bỏ hẳn. Apostille là một con tem hoặc tờ đính kèm theo mẫu chung của Công ước La Hay, do chính cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy dán lên. Giấy tờ Nhật có tem Apostille hợp lệ mang về Việt Nam là cơ quan trong nước chấp nhận luôn, không đòi thêm con dấu lãnh sự nào nữa.

Một điểm mình thấy bạn cần nắm rõ: Apostille chỉ xác nhận chữ ký, chức danh của người ký và con dấu trên giấy tờ là thật. Tem này không xác nhận nội dung bên trong giấy tờ là đúng hay sai nha.

Giấy tờ Nhật dùng ở Việt Nam: xin Apostille tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản

Với giấy tờ do phía Nhật cấp, như giấy thụ lý đăng ký kết hôn (婚姻届受理証明書), thụ lý khai sinh (出生届受理証明書), lý lịch tư pháp (犯罪経歴証明書) hay giấy tờ của 役所 quận/thành phố, bạn làm thủ tục trực tiếp với cơ quan của Nhật luôn.

Cơ quan cấp chứng nhận Apostille của Nhật là Bộ Ngoại giao Nhật Bản:

  • Trụ sở chính ở Tokyo: Bộ Ngoại giao Nhật Bản (外務省), địa chỉ: 2-2-1 Kasumigaseki, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919; số điện thoại: 03-3580-3311.
  • Văn phòng tại Osaka: Văn phòng Bộ Ngoại giao Nhật Bản tại Osaka (分室), địa chỉ: 4 Chome-1-76 Otemae, Chuo-ku, Osaka, 540-0008; số điện thoại: 06-6941-4700.

Nếu giấy tờ cấp tại vùng lãnh thổ có cơ quan thẩm quyền riêng, bạn liên hệ đúng cơ quan nơi đó. Phía Nhật cũng có sẵn hệ thống tra cứu online để bên nước ngoài kiểm tra tem Apostille thật hay giả.

Xin xong tem Apostille của Bộ Ngoại giao Nhật rồi, bạn gửi giấy về Việt Nam. Do giấy viết bằng tiếng Nhật nên chưa nộp ngay được, bạn phải đem đi dịch sang tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực theo luật Việt Nam. Bạn đem dịch và công chứng ở các phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng hợp pháp trong nước là được nha.

Giấy tờ Việt Nam dùng ở Nhật: xin Apostille ở đâu

Nhiều bạn hay nghĩ Việt Nam vào Công ước rồi thì cứ mang giấy khai sinh, bằng đại học hay trích lục hộ tịch sang Đại sứ quán ở Tokyo xin dán tem Apostille cho tiện. Đây là chỗ mình thấy rất dễ nhầm luôn.

Cả Đại sứ quán tại Tokyo và Tổng Lãnh sự quán tại Osaka đều nói rõ là cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài không cấp Apostille.

Muốn xài giấy tờ công của Việt Nam tại Nhật (để xin tư cách lưu trú, nộp cho trường, công ty hay đăng ký kết hôn), bạn phải xin tem Apostille tại cơ quan có thẩm quyền ở trong nước trước khi xách sang Nhật. Mọi thông tin về nơi nộp, hồ sơ cần gì, lệ phí bao nhiêu và thời gian xử lý đều có sẵn tại trang apostille.lanhsuvietnam.gov.vn.

Khi nộp giấy tờ tiếng Việt cho phía Nhật, như nộp giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn (婚姻要件具備証明書) hay giấy khai sinh cho 役所, cơ quan hộ tịch Nhật luôn đòi bản dịch tiếng Nhật. Bạn nhớ ghi rõ họ tên người dịch ở cuối bản dịch nha; luật Nhật cho phép chính bạn tự dịch giấy tờ của mình luôn.

Trường hợp nào Đại sứ quán và Tổng Lãnh sự quán vẫn hợp pháp hóa lãnh sự

Chuyện dừng hợp pháp hóa lãnh sự chỉ áp dụng với giấy tờ công nằm trong Công ước Apostille thôi. Đại sứ quán và Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật vẫn nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự bình thường cho các loại giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước.

Cụ thể, giấy tờ nào của Nhật không thuộc diện cấp Apostille (Bộ Ngoại giao Nhật không dán tem) thì vẫn đi theo quy trình cũ hai bước. Nhóm này gồm:

  • Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại theo luật định.
  • Giấy tờ liên quan trực tiếp đến hải quan.

Giấy tờ có thuộc Công ước La Hay hay không là do luật pháp nơi cấp (ở đây là phía Nhật) quyết định. Khi Bộ Ngoại giao Nhật đã dán tem Apostille lên rồi, bạn cứ thế mang về xài ở Việt Nam, không cần và cũng không thể nộp vào Đại sứ quán xin thêm dấu lãnh sự nữa nha.

Giấy đã hợp pháp hóa trước 11/9/2026 và checklist cần làm

Nhiều bạn hỏi mình lỡ xin dấu của Đại sứ quán từ trước ngày 11/9/2026 mà chưa kịp gửi về Việt Nam dùng thì giấy đó có bị hết hạn hay vô hiệu không.

Câu trả lời là giấy tờ đã được Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 vẫn có giá trị dùng ở Việt Nam bình thường nha. Bạn không cần đi làm lại để đổi sang tem Apostille đâu. Ngược lại, giấy tờ đã được cơ quan nước ngoài cấp tem Apostille trước ngày 11/9/2026 mang về Việt Nam cũng được nhận hợp lệ.

Để giấy tờ làm xong xuôi khỏi bị trả tới trả lui, bạn chịu khó điểm qua checklist này:

  • Đem giấy tờ Nhật về Việt Nam: Xin bản sao hoặc chứng nhận tại cơ quan thẩm quyền của Nhật (như 役所 quận/thành phố hoặc cơ quan tư pháp), gửi lên Bộ Ngoại giao Nhật ở Tokyo hoặc Osaka xin tem Apostille. Nhận lại giấy có tem rồi thì gửi về Việt Nam dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch. Nhớ là không gửi qua Đại sứ quán hay Tổng Lãnh sự quán nữa.
  • Đem giấy tờ Việt Nam sang Nhật: Đừng xách giấy tờ gốc chưa chứng nhận sang Nhật rồi mong Đại sứ quán dán tem giùm. Bạn phải làm thủ tục xin cấp Apostille ngay tại Việt Nam qua trang apostille.lanhsuvietnam.gov.vn trước khi bay sang.
  • Bản dịch nộp tại Nhật: Mọi giấy tờ tiếng Việt đều cần bản dịch tiếng Nhật kèm theo, nhớ ký và ghi rõ họ tên người dịch ở cuối trang trước khi nộp cho cơ quan hành chính bên này.
  • Giấy tờ thương mại và thủ tục chứng thực khác: Nếu còn vướng giấy tờ thương mại hay cần chứng thực chữ ký giấy ủy quyền, sao y bản chính, bạn gọi thẳng cho Bộ phận Lãnh sự của Đại sứ quán tại Tokyo theo số 03-3466-3311 hoặc Tổng Lãnh sự quán tại Osaka theo số 072-221-6666 để hỏi cho rõ trước khi nộp.

Sơ sơ vậy thôi. Hi vọng chia sẻ này giúp các bạn làm giấy tờ giữa hai nước nhanh gọn và đỡ tốn kém nha! 🥰

Nguồn tham khảo

Cập nhật lần cuối: 30/09/2026. Quy định và mức phí có thể thay đổi, hãy kiểm tra lại nguồn chính thức ở trên trước khi làm thủ tục.

Nội dung là chia sẻ kinh nghiệm cá nhân, không phải tư vấn tài chính hay pháp lý. Hãy kiểm lại quy định hiện hành trước khi quyết định.